Privacybeleid Eindhoven Maatjes

​

Laatst bijgewerkt: woensdag 17 juni 12.29 uur

​

Eindhoven Maatjes vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Wij organiseren ontmoetingsactiviteiten, projecten en bijeenkomsten voor mensen die graag nieuwe mensen willen ontmoeten, behoefte hebben aan contact of onderdeel willen zijn van een betrokken community.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beschermen, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft.

​

Eindhoven Maatjes is een initiatief van:

Stichting Impulsmakers, handelend onder de naam Eindhoven Maatjes
KvK-nummer: 93095414
Adres: Schans 19, 5641 PP Eindhoven
Website: www.eindhovenmaatjes.nl
E-mail: info@eindhovenmaatjes.nl

​

Stichting Impulsmakers is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

​

1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

​

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze activiteiten, communicatie, administratie en organisatie.

Afhankelijk van uw contact met Eindhoven Maatjes kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

​

Bij aanmelding voor activiteiten

​

Wanneer u zich aanmeldt voor een activiteit of een ticket reserveert, kunnen wij onder andere de volgende gegevens vragen:

​

• voornaam en achternaam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• leeftijd of geboortedatum, wanneer dit nodig is;

• dieetwensen;

• noodcontact;

• eventuele begeleidingsbehoefte;

• akkoord met voorwaarden;

• informatie die u zelf met ons deelt via het aanmeldformulier, WhatsApp of e-mail.

​

Bij deelname aan activiteiten

​

Wij kunnen deelnemerslijsten en aanwezigheidslijsten bijhouden. Dit doen wij om activiteiten goed te organiseren, deelnemers te kunnen bereiken, veiligheid te waarborgen en verantwoording af te kunnen leggen aan subsidieverstrekkers of samenwerkingspartners.

​

Bij persoonlijk contact

​

Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, WhatsApp, telefoon, websiteformulieren of tijdens activiteiten, kunnen wij de informatie verwerken die u zelf met ons deelt.

​

Soms gaat dit om persoonlijke omstandigheden, zoals eenzaamheid, begeleidingsbehoefte, mentale gezondheid, beperking, autisme of andere informatie die relevant kan zijn om veilig en passend deel te kunnen nemen. Wij gaan hier extra zorgvuldig mee om.

​

Bij vrijwilligers, bestuursleden en sollicitanten

​

Wanneer u vrijwilliger, bestuurslid, medewerker of sollicitant bent, kunnen wij aanvullende gegevens verwerken, zoals:

​

• naam en contactgegevens;

• adresgegevens;

• geboortedatum;

• beschikbaarheid;

• motivatie;

• functie of rol binnen de organisatie;

• foto en korte introductie voor de website, alleen wanneer daarvoor toestemming is gegeven;

• VOG-gegevens wanneer dat nodig is;

• bankrekeningnummer wanneer dit nodig is voor betalingen of vergoedingen;

• overeenkomsten en administratieve gegevens.

​

2. Wij vragen niet meer gegevens dan nodig

​

Wij vragen niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze gegevens gebruiken.

​

Wanneer bepaalde informatie niet noodzakelijk is voor deelname, organisatie, veiligheid, administratie of verantwoording, vragen wij deze informatie niet of bewaren wij deze niet langer dan nodig.

​

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

​

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

​

• het verwerken van aanmeldingen en ticketreserveringen;

• het organiseren van activiteiten, bijeenkomsten en projecten;

• het bijhouden van deelnemerslijsten en aanwezigheid;

• het informeren van deelnemers over praktische informatie;

• het kunnen bereiken van deelnemers bij wijzigingen of noodgevallen;

• het rekening houden met dieetwensen, toegankelijkheid en begeleidingsbehoefte;

• het versturen van nieuwsbrieven of maandelijkse updates, wanneer iemand zich daarvoor heeft aangemeld;

• het beantwoorden van vragen via e-mail, WhatsApp of websiteformulieren;

• het verwerken van betalingen en eigen bijdragen;

• het voeren van administratie;

• het maken van rapportages voor subsidies, fondsen of samenwerkingspartners;

• het verbeteren van onze activiteiten, website en dienstverlening;

• het werven en begeleiden van vrijwilligers, bestuursleden en teamleden;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

​

Wij gebruiken uw gegevens niet voor commerciële verkoopdoeleinden. Berichten die wij sturen, hebben betrekking op Eindhoven Maatjes, Stichting Impulsmakers, onze activiteiten, projecten of community.

​

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

​

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor is volgens de AVG. Een privacyverklaring moet duidelijk maken wat een organisatie met persoonsgegevens doet, waarom dat gebeurt en welke rechten mensen hebben. 

​

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

​

Uitvoering van een overeenkomst

Bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor een activiteit, een ticket reserveert of een eigen bijdrage betaalt.

​

Toestemming

Bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, WhatsApp-updates of wanneer wij herkenbaar beeldmateriaal van u willen gebruiken voor publicatie.

 

Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld voor het organiseren van activiteiten, het bijhouden van deelnemerslijsten, het verbeteren van onze dienstverlening en het waarborgen van veiligheid tijdens bijeenkomsten.

 

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en fiscale bewaarplicht.

 

Vitaal belang

In uitzonderlijke situaties kunnen wij gegevens gebruiken wanneer dit nodig is voor uw veiligheid of gezondheid, bijvoorbeeld bij een noodgeval tijdens een activiteit.

 

5. Gevoelige persoonsgegevens

Eindhoven Maatjes werkt met mensen die soms persoonlijke of kwetsbare informatie delen. Denk aan informatie over eenzaamheid, mentale gezondheid, beperking, autisme, begeleidingsbehoefte of persoonlijke omstandigheden.

​

Wij verwerken informatie over gezondheid, beperking, begeleidingsbehoefte of andere kwetsbare persoonlijke omstandigheden alleen wanneer u deze informatie zelf met ons deelt en dit nodig is voor veilige, passende of verantwoorde deelname.

​

Wij vragen deelnemers om geen gevoelige informatie te delen als dat niet nodig is. Wanneer u deze informatie wel met ons deelt, behandelen wij deze vertrouwelijk en beperken wij de toegang tot mensen binnen onze organisatie die deze informatie nodig hebben.

​

6. Deelname vanaf 16 jaar

​

Deelname aan Eindhoven Maatjes is mogelijk vanaf 16 jaar.

​

Ben je 16 of 17 jaar? Dan ben je zelf verantwoordelijk voor het regelen van toestemming van je ouder of wettelijk vertegenwoordiger wanneer dat nodig is. Door je aan te melden, bevestig je dat deze toestemming aanwezig is.

​

Eindhoven Maatjes controleert deze toestemming niet standaard, maar kan hier wel om vragen als daar aanleiding voor is.

​

Wanneer iemand begeleiding ontvangt of niet volledig zelfstandig kan deelnemen, kan toestemming of afstemming met een begeleider nodig zijn. Dit is de verantwoordelijkheid van de deelnemer en/of diens begeleider.

​

Eindhoven Maatjes kan deelname weigeren of aanvullende afstemming vragen wanneer dit nodig is om deelname veilig en verantwoord te laten verlopen.

​

7. Foto’s en video’s

​

Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Beeldmateriaal maken en publiceren mag niet zomaar. Zodra mensen herkenbaar in beeld komen, geldt de AVG. 

​

Foto’s en video’s kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

​

• onze website;

• social media, zoals Instagram, TikTok, Facebook of LinkedIn;

• flyers of promotiemateriaal;

• verslagen aan fondsen, subsidieverstrekkers of samenwerkingspartners;

• interne terugblikken of sfeerimpressies.

​

Wij proberen deelnemers vooraf duidelijk te informeren wanneer er foto’s of video’s worden gemaakt. Wilt u niet herkenbaar op beeld? Geef dit dan vooraf of tijdens de activiteit aan bij de organisatie of begeleider.

​

Voor herkenbare publicatie van foto’s of video’s vragen wij waar nodig toestemming. Dit geldt vooral voor herkenbare close-ups, portretten, interviews, video’s en beeldmateriaal dat wordt gebruikt op social media, drukwerk of promotiekanalen.

​

U mag toestemming voor het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal altijd intrekken. Als u toestemming intrekt, verwijderen wij het beeldmateriaal waar dat redelijkerwijs mogelijk is. Materiaal dat al gedrukt, gedeeld, gepubliceerd of door derden verspreid is, kunnen wij niet altijd volledig terughalen.

Bij groepsfoto’s, sfeerbeelden of overzichtsbeelden proberen wij zorgvuldig te handelen. Wanneer iemand duidelijk aangeeft niet herkenbaar in beeld te willen, houden wij daar zoveel mogelijk rekening mee.

​

8. Nieuwsbrief en WhatsApp-updates

​

U kunt zich aanmelden voor nieuwsbrieven of maandelijkse updates van Eindhoven Maatjes. Dit kan bijvoorbeeld via e-mail, WhatsApp of een formulier.

Wij gebruiken uw contactgegevens dan alleen om u informatie te sturen over Eindhoven Maatjes, onze activiteiten, projecten en community.

​

U kunt zich altijd afmelden. Dit kan via de afmeldlink in een nieuwsbrief, door te reageren via WhatsApp of door een e-mail te sturen naar:

info@eindhovenmaatjes.nl

​

Wij sturen geen commerciële berichten van externe partijen.

​

9. WhatsApp, e-mail en andere communicatie

​

Eindhoven Maatjes gebruikt onder andere WhatsApp en e-mail om contact te houden met deelnemers, vrijwilligers en geïnteresseerden.

​

Wanneer u contact met ons opneemt via WhatsApp, kunnen uw naam, telefoonnummer, profielfoto en berichten zichtbaar zijn voor ons. Als u in een WhatsApp-groep zit, kunnen ook andere groepsleden bepaalde gegevens zien, zoals uw naam, telefoonnummer en berichten.

​

Wij adviseren om via WhatsApp geen gevoelige informatie te delen als dat niet nodig is.

​

Wanneer u zich aanmeldt voor een WhatsApp-verzendlijst of maandelijkse WhatsApp-update, gebruiken wij uw telefoonnummer alleen voor communicatie over Eindhoven Maatjes en daaraan verbonden activiteiten of projecten.

​

10. Betalingen en administratie

​

Voor sommige activiteiten vragen wij een eigen bijdrage. Betaling kan bijvoorbeeld plaatsvinden via iDEAL, contant, PayPal of Wix Payments.

​

Bij betalingen verwerken wij gegevens die nodig zijn om de betaling te ontvangen, te controleren en administratief te verwerken. Denk aan naam, betaalstatus, betaalmethode, bedrag en eventuele factuur- of transactiegegevens.

​

Financiële administratie bewaren wij zolang dit wettelijk verplicht is.

​

11. Website, cookies en statistieken

​

Onze website is:

www.eindhovenmaatjes.nl

​

De website wordt gebouwd en beheerd via Wix.

​

Wij kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten werken, om statistieken te verzamelen en om de website te verbeteren.

​

Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt.

​

Wij kunnen gebruikmaken van:

​

Functionele cookies

Deze zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor functionele cookies is geen toestemming nodig, maar bezoekers moeten hierover wel worden geïnformeerd. 

​

Analytische cookies

Deze helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Wanneer deze cookies weinig of geen inbreuk maken op de privacy, is toestemming niet altijd nodig. Als analytische cookies meer gegevens verzamelen, vragen wij toestemming.

​

Trackingcookies of marketingcookies

Deze cookies volgen bezoekers over websites of apps heen. Hiervoor is vooraf toestemming nodig. Trackingcookies kunnen persoonsgegevens verwerken en vragen daarom om duidelijke toestemming. 

​

Als onze website een cookiebanner toont, kunt u via die banner uw voorkeuren instellen of wijzigen. Wanneer wij cookies gebruiken waarvoor toestemming nodig is, zorgen wij ervoor dat bezoekers deze cookies kunnen accepteren, weigeren of hun voorkeuren kunnen aanpassen. De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat toestemming via cookiebanners helder moet zijn en vooraf moet worden gevraagd bij cookies waarvoor toestemming nodig is. 

​

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

​

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

​

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze organisatie, activiteiten, administratie of wettelijke verplichtingen.

​

Wij kunnen gegevens delen met of laten verwerken door:

​

• Wix, voor website, formulieren, tickets en betalingen;

• Google, bijvoorbeeld voor e-mail, opslag, documenten of administratie;

• WhatsApp/Meta, wanneer u via WhatsApp contact met ons heeft of deelneemt aan WhatsApp-communicatie;

• betaalproviders, zoals Wix Payments of PayPal;

• banken, voor betalingen;

• boekhouding of administratieve ondersteuning;

• vrijwilligers, begeleiders of teamleden, voor zover zij gegevens nodig hebben voor hun rol;

• samenwerkingspartners, fondsen of subsidieverstrekkers, wanneer dit nodig is voor verantwoording.

​

Sommige van deze partijen kunnen gegevens verwerken buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dat nodig is, maken wij gebruik van passende waarborgen, zoals verwerkersafspraken, beveiligingsmaatregelen of andere wettelijke afspraken.

Wanneer wij rapportages delen met gemeenten, fondsen of samenwerkingspartners, doen wij dit in principe met aantallen, resultaten, algemene verhalen en geanonimiseerde informatie.

​

Wij delen geen gevoelige persoonlijke verhalen, herkenbare persoonsgegevens of herleidbare deelnemersinformatie met externe partijen, tenzij dit noodzakelijk is, wettelijk verplicht is of hiervoor toestemming is gegeven.

​

Wanneer externe partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

​

13. Vrijwilligers, teamleden en vertrouwelijkheid

​

Vrijwilligers, bestuursleden, stagiaires, begeleiders en andere betrokkenen kunnen soms toegang hebben tot persoonsgegevens, bijvoorbeeld deelnemerslijsten, contactgegevens, noodcontacten of informatie die nodig is voor veilige deelname.

​

Zij mogen deze gegevens alleen gebruiken voor hun rol binnen Eindhoven Maatjes. Zij mogen persoonsgegevens niet delen met anderen en niet gebruiken voor privédoeleinden.

​

Wij wijzen vrijwilligers, teamleden en andere betrokkenen op vertrouwelijkheid en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

​

14. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

​

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De AVG geeft geen algemene vaste bewaartermijn voor alle persoonsgegevens. Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. 

​

Wij hanteren in principe de volgende richtlijnen:

​

• aanmeldgegevens voor activiteiten: maximaal 2 jaar na deelname, tenzij langer bewaren nodig is voor administratie, veiligheid, klachtenafhandeling of subsidiecontrole;

• deelnemerslijsten en aanwezigheidsregistratie: maximaal 2 jaar, tenzij langer bewaren nodig is voor subsidie- of projectverantwoording;

• gegevens over dieetwensen, noodcontact en begeleidingsbehoefte: niet langer dan nodig voor veilige en passende deelname;

• contactgegevens voor nieuwsbrief of WhatsApp-updates: totdat u zich afmeldt;

• betalings- en administratiegegevens: zolang wettelijk verplicht, meestal 7 jaar;

• sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft om deze langer te bewaren;

• vrijwilligersgegevens: zolang iemand actief betrokken is en daarna zolang nodig voor administratie, verantwoording of wettelijke verplichtingen;

• foto’s en video’s: zolang deze relevant zijn voor communicatie, archief of verantwoording, tenzij toestemming wordt ingetrokken of verwijdering redelijkerwijs mogelijk is;

• e-mails en WhatsApp-berichten: zolang nodig voor afhandeling van de vraag, deelname, administratie of verantwoording.

​

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze waar mogelijk.

​

15. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

​

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

​

Wij doen dit onder andere door:

​

• toegang tot gegevens te beperken tot mensen die deze nodig hebben;

• gebruik te maken van beveiligde systemen zoals Wix en Google;

• wachtwoorden en toegangsrechten zorgvuldig te beheren;

• waar mogelijk tweestapsverificatie te gebruiken;

• gegevens niet onnodig te delen;

• vrijwilligers, teamleden en betrokkenen te wijzen op vertrouwelijkheid;

• zorgvuldig om te gaan met deelnemerslijsten en persoonlijke informatie;

• gegevens te verwijderen of anonimiseren wanneer deze niet meer nodig zijn.

​

Hoewel wij ons best doen om gegevens goed te beveiligen, kunnen wij nooit volledige veiligheid garanderen. Wanneer er sprake is van een datalek, handelen wij volgens de wettelijke verplichtingen.

​

16. Uw rechten

​

U heeft volgens de AVG verschillende rechten. U heeft onder andere recht op informatie over wat organisaties met uw persoonsgegevens doen en waarom. 

U heeft onder meer het recht om:

​

• te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben;

• uw gegevens te laten corrigeren;

• uw gegevens te laten verwijderen;

• bezwaar te maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens;

• toestemming in te trekken;

• te vragen om beperking van de verwerking;

• gegevens over te laten dragen wanneer dat van toepassing is.

​

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Stuur dan een e-mail naar:

info@eindhovenmaatjes.nl

​

Wij reageren in principe binnen één maand op uw verzoek.

​

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.

​

17. Klacht indienen

​

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, horen wij dat graag. U kunt contact met ons opnemen via:

info@eindhovenmaatjes.nl

​

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en persoonsgegevens.

​

18. Wijzigingen in dit privacybeleid

​

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze organisatie, activiteiten, website of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie van het privacybeleid staat altijd op onze website. Bovenaan dit privacybeleid staat wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.